Ochrana osobních údajů
1) Jaký je smysl tohoto dokumentu?
Účelem tohoto dokumentu je poskytnout Vám informace o podmínkách, za nichž bude prováděno zpracování Vašich osobních údajů.
Toto memorandum se Vás týká, jestliže jste
- obchodním partnerem nebo osobou reprezentující obchodního partnera
- návštěvníkem PZP Dolní Bojanovice
SPP Storage, s.r.o., se sídlem č.p. 891, 696 17 Dolní Bojanovice, IČO 248 22 191, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, sp. zn. C 107605 („Společnost“):
Hovoří-li se v textu memoranda o „nás“, je tím míněna výše uvedená Společnost.
2) Kdo je odpovědný za zpracovávání mých osobních údajů?
Správcem osobních údajů, odpovědným za jejich řádné zpracování, je společnost, s níž jste ve smluvním vztahu nebo s níž o smluvním vztahu jednáte.
3) Jak mohu správce osobních údajů kontaktovat?
Kontaktní údaje na Společnost jsou následující:
adresa: č.p. 891, 696 17 Dolní Bojanovice
tel.: +420 518 372 964
e-mail: sppstorageppstorage.cz
web: www.sppstorage.cz
4) Jaké kategorie osobních údajů budou zpracovávány?
Společnost zpracovává následující kategorie osobních údajů:
I. Údaje O ObchodníCH partnereCH A O osobÁCH reprezentujícíCH obchodního partnera
identifikační údaje: jméno, příjmení, tituly, datum narození, místo bydliště
kontaktní údaje: telefonní číslo, e-mailová adresa, korespondenční adresa
bankovní spojení: název bankovního ústavu a číslo účtu;
údaje o smluvním vztahu a jeho realizaci
II. Údaje NÁVŠTĚVNÍKŮ PZP DOLNÍ BOJANOVICE
identifikační údaje: jméno, příjmení, číslo občanského průkazu
údaje shromažďované bezpečnostními systémy: záznamy z kamerového systému v areálu PZP Dolní Bojanovice, záznamy vstupů.
5) Jaký je právní základ pro zpracování osobních údajů?
Společnost zpracovává osobní údaje na následujícím právním základě
a) plnění povinností, plynoucích z právních předpisů
Společnost zpracovává Vaše osobní údaje, neboť mu takovou povinnost ukládá obchodní zákoník, jakož i další právní předpisy.
b) plnění smlouvy
Společnost zpracovává Vaše osobní údaje za účelem výkonu práv a plnění povinností vyplývajících ze smluv uzavřených mezi Vámi a Společností.
c) zajištění oprávněných zájmů společnosti
Jedná se o případy, kdy je zpracování osobních údajů nezbytné k ochraně zájmů správce a současně Váš zájem na ochraně osobních údajů nepřevažuje náš zájem na příslušném zpracování.
d) souhlas se zpracováním osobních údajů
Společnost aktuálně nezpracovává osobní údaje na základě souhlasu, nicméně může tak činit v případě, že mu souhlas udělíte.
6) Za jakým účelem budou osobní údaje zpracovávány?
Vaše osobní údaje budou zpracovávány za následujícími účely
a) příprava smluvní dokumentace, změna dokumentace v průběhu smluvního vztahu
Společnost zpracovává údaje nezbytné pro zpracování či úpravy smluvní dokumentace
Právní základ zpracování: plnění smlouvy
b) výkon práv a povinností ze smlouvy
Společnost zpracovává Vaše osobní údaje za účelem plnění práv a povinností plynoucích z existujících smluvních vztahů
Právní základ zpracování: plnění smlouvy
c) ověřování kredibility
Nahlížení do insolvenčního rejstříku, mezinárodních sankčních seznamů apod.
Právní základ zpracování: oprávněný zájem
d) účetní a daňová agenda, archivace dokumentů
Společnost zpracovává Vaše osobní údaje za účelem vedení účetní a daňové agendy
Právní základ zpracování: plnění povinnosti plynoucí z právních předpisů, oprávněný zájem
Relevantní právní předpisy: zákon o účetnictví, zákon o daních z příjmů, zákon o archivnictví
e) ochrana majetku Společnosti a zajištění bezpečnosti provozu
Prostor PZP Dolní Bojanovice je za účelem zajištění bezpečnosti osob a majetku monitorován kamerovým systémem
Právní základ zpracování: oprávněný zájem
f) sporná agenda: určení, výkon nebo obhajoba našich právních nároků, vymáhání pohledávek
Právní základ: plnění smlouvy, oprávněný zájem
g) výkon práv k pozemkům, zjišťování údajů o pozemcích v zájmovém území
nahlížení do katastru nemovitostí
Právní základ zpracování: oprávněný zájem
7) Kde jsou mé osobní údaje uchovávány?
Vaše osobní údaje jsou uchovávány jak v elektronické podobě, tak ve fyzické podobě (vytištěné). Dokumenty v elektronické podobě jsou ukládány na serverech Společnosti a lokálních discích pracovních stanic s řízeným elektronickým přístupem. Dokumenty ve fyzické podobě jsou uchovávány v uzamčeny, s přístupem oprávněných osob.
8) Kdo mimo Společnost bude mít k mým osobním údajům přístup?
Osobní údaje, které jste nám poskytli, zpracováváme a uchováváme v rámci Společnosti. Pokud je zpracování osobních údajů založené na oprávněných zájmech a účelech, které jsou uvedeny výše, mohou být vaše osobní údaje zpracovávány i externími spolupracovníky Společnosti, jeho smluvními partnery, případně dalšími dceřinými společnostmi Energetického a průmyslového holdingu, a.s. Subjekty, které s námi spolupracují, pečlivě vybíráme na základě záruk, kterými zabezpečí technickou a organizační ochranu námi předávaných osobních údajů.
9) Budou mé osobní údaje předávány mimo území České republiky?
V rámci Evropského hospodářského prostoru („EHP“) platí režim volného pohybu osobních údajů a pro jejich zpracování se uplatní stejná pravidla jako v České republice. V některých případech se může stát, že naši smluvní partneři zpracovávají osobní údaje ve třetích zemích
(tedy zemích mimo EHP), ovšem vždy při dodržení veškerých legislativních požadavků. Pokud dochází ke zpracování osobních údajů v USA, splňuje náš tamní partner vždy požadavky a je registrován v rámci tzv. programu Privacy Shield („Štít soukromí“). Více o programu Privacy Shield se můžete dozvědět zde: https://www.privacyshield.gov/welcome.
10) Jak dlouho budou mé osobní údaje vaší společností uchovávány?
Vaše osobní údaje zpracováváme zásadně po dobu trvání smluvního vztahu příslušného obchodního partnera se Společností. Po skončení smluvního vztahu jsou dále uchovávány pouze ty dokumenty, resp. osobní údaje, pro jejichž uchování nám svědčí oprávněný zájem (případná obrana našich zájmů v případě sporu), a to po dobu 10 let od skončení smluvního vztahu se Společností a/nebo ty dokumenty, resp. osobní údaje, které jsme povinni uchovávat na základě právních předpisů (tedy v některých případech po dobu až 30 let).
Kamerové záznamy uchováváme po dobu nejvýše 1 měsíce od jejich pořízení.
V souladu se zásadou minimalizace dat zpracováváme vždy pouze ty osobní údaje, které nezbytně potřebujeme pro daný účel a uchováváme je po nezbytně nutnou dobu. Jakmile daná doba uplyne, jsou osobní údaje vymazány, resp. anonymizovány.
11) Jaká jsou moje práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů?
Máte právo kdykoliv požadovat přístup k Vašim údajům – to znamená, že Vám na základě Vaší žádosti poskytneme informaci o tom, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme, za jakým účelem, z jakého zdroje byly tyto osobní údaje získány, komu byly Vaše údaje poskytnuty a jaká je plánovaná doba, po níž budou uloženy.
Máte právo kdykoliv požadovat opravu nepřesných osobních údajů, případně jejich doplnění, jsou-li tyto neúplné. Máte rovněž právo požadovat vymazání osobních údajů, které již nejsou potřebné pro účel, pro nějž byly původně shromážděny, nebo které již není správce oprávněn využívat z jiných důvodů (např. byly zpracovány neoprávněně, jejich výmaz ukládá zákon atd.).
Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů – to znamená, že nás můžete požádat, abychom nevymazávali Vaše údaje, u kterých bychom tak byli povinni jinak učinit, a také nás můžete požádat, abychom s Vašimi osobními údaji dále nepracovali, dokud se nevyjasní, zda jsou zpracovávané údaje přesné, příp. zda byla Vaše námitka proti zpracování osobních údajů vznesena důvodně (viz právo vznést námitku níže).
Máte právo na přenositelnost Vašich osobních údajů – to znamená, že můžete požadovat, abychom Vám poskytli námi zpracovávané osobní údaje v elektronické podobě tak, aby byly snadno přenositelné k jinému správci (poskytovateli služeb), případně abychom tyto údaje přímo předali jinému správci. Toto právo se vztahuje pouze na osobní údaje, které jsme získali v elektronické podobě, a to na základě Vašeho souhlasu nebo na základě uzavřené smlouvy.
Máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které se opírá o náš oprávněný zájem – v takovém případě budeme Vaše údaje nadále zpracovávat pouze tehdy, bude-li prokázáno, že pro takový postup existují závažné oprávněné důvody.
Pakliže by zpracování Vašich osobních údajů bylo prováděno na základě Vašeho souhlasu, máte právo souhlas kdykoliv odvolat. Zpracování osobních údajů pak bude ihned ukončeno.
12) Jakým způsobem mohu svá práva uplatnit?
Svá práva (včetně práva podat námitku) uplatňujete u správce osobních údajů. Můžete se na nás obrátit písemnou formou, telefonicky nebo e-mailem (kontaktní údaje jsou uvedeny v bodě 3 tohoto memoranda).
13) Jak postupovat, pokud se domnívám, že při zpracovávání mých osobních údajů došlo k porušení zákona, resp. nařízení o ochraně osobních údajů?
V takovém případě máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 – Holešovice tel.: +420 234 665 111, e-mail: posta@uoou.cz webové stránky: www.uoou.cz
14) Dochází při zpracování mých osobních údajů k automatizovanému rozhodování včetně profilování? Automatizovaným rozhodováním je míněno rozhodování, které činí stroj (počítač) bez zásahu člověka, a které má pro vás právní či jiné obdobně závažné důsledky (např. neuzavření či vypovězení smlouvy). K takovému zpracování Vašich osobních údajů ve Společnosti nedochází, o příslušných krocích vždy rozhoduje konkrétní pracovník Společnosti.